Politique de confidentialité

Objet de la présente politique

La Maison de l’Europe à Nantes – Europa Nantes accorde une attention particulière à la protection des données personnelles et au respect de la vie privée des personnes qui consultent son site, participent à ses activités ou utilisent ses services.

La présente politique de confidentialité explique quelles données peuvent être collectées, dans quelles finalités elles sont utilisées, pendant combien de temps elles sont conservées, à qui elles peuvent être transmises et quels sont les droits des personnes concernées.

Elle s’applique au site www.maisoneurope-nantes.eu ainsi qu’aux formulaires et services numériques directement proposés par la Maison de l’Europe à Nantes.

Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du site est :

Maison de l’Europe à Nantes – Europa Nantes
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
SIREN : 482 473 279
90 boulevard de la Prairie au Duc
44200 Nantes, France
Téléphone : 02 40 48 65 49
Adresse électronique : contact@maisoneurope-nantes.eu

L’association est représentée par Karine Daniel, directrice de la publication.

Pour toute question concernant l’utilisation de vos données personnelles ou l’exercice de vos droits, vous pouvez écrire à : contact@maisoneurope-nantes.eu.

Données susceptibles d’être collectées

Selon les services utilisés et les informations que vous choisissez de communiquer, la Maison de l’Europe à Nantes peut notamment collecter les catégories de données suivantes :

• données d’identification : nom, prénom et, le cas échéant, date de naissance ;
• coordonnées : adresse électronique, numéro de téléphone et adresse postale ;
• informations professionnelles ou associatives : organisme, fonction, établissement, association ou collectivité de rattachement ;
• informations relatives à une demande de contact, une inscription, une adhésion, une réservation ou une participation à un événement ;
• contenu des messages et documents volontairement transmis ;
• préférences d’abonnement à la newsletter ;
• données relatives aux transactions, adhésions ou dons effectués par l’intermédiaire de services externes tels que HelloAsso ;
• données techniques de navigation : adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, terminal utilisé, pages consultées, date et heure de connexion, provenance de la visite et données relatives aux cookies ;
• informations nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du site.

La Maison de l’Europe à Nantes veille à ne collecter que les données strictement nécessaires à la réalisation de chaque finalité.

Formulaires de contact et demandes d’information

Lorsque vous utilisez un formulaire de contact ou adressez directement un message à la Maison de l’Europe à Nantes, les informations communiquées sont utilisées afin de :

• recevoir et traiter votre demande ;
• vous apporter une réponse adaptée ;
• vous orienter vers le service ou l’interlocuteur compétent ;
• assurer le suivi de la relation engagée avec vous ou votre organisme.

Selon la nature de la demande, le traitement repose sur l’intérêt légitime de l’association à répondre aux sollicitations qui lui sont adressées ou sur l’exécution de mesures précontractuelles demandées par la personne concernée.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier échange, sauf lorsqu’une durée différente est imposée par une obligation légale ou rendue nécessaire par la gestion d’une relation contractuelle.

Newsletter et communications électroniques

Lorsque vous vous inscrivez à la newsletter, la Maison de l’Europe à Nantes collecte votre adresse électronique ainsi que, le cas échéant, votre nom, votre prénom, vos préférences d’abonnement et les informations permettant de conserver la preuve de votre inscription.

Ces données sont utilisées afin de vous adresser des informations relatives :

• aux événements et à la programmation d’Europa Nantes ;
• aux activités de la Maison de l’Europe à Nantes et d’EUROPE DIRECT ;
• aux actualités, publications et ressources proposées par l’association ;
• aux projets européens, appels à participation et actions menées sur le territoire.

L’envoi de la newsletter repose sur votre consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant le lien de désinscription présent dans chaque message ou en écrivant à : contact@maisoneurope-nantes.eu.

Votre adresse électronique est conservée jusqu’à votre désinscription. Les informations strictement nécessaires à la preuve du consentement et à la prise en compte de votre opposition peuvent être conservées pendant une durée supplémentaire limitée.

Inscriptions aux événements et aux activités

Lorsque vous vous inscrivez à un événement, une rencontre, une formation, un atelier ou une autre activité, les données demandées peuvent être utilisées afin de :

• enregistrer et confirmer votre inscription ;
• organiser l’événement ou l’activité ;
• vous transmettre les informations pratiques nécessaires ;
• gérer les capacités d’accueil, les listes de présence et les éventuelles listes d’attente ;
• vous informer d’une modification, d’un report ou d’une annulation ;
• établir les documents administratifs ou financiers nécessaires ;
• réaliser des statistiques anonymisées sur la participation aux actions de l’association.

Le traitement repose, selon les situations, sur l’exécution d’une inscription ou d’une relation contractuelle, sur l’intérêt légitime de l’association à organiser ses activités ou sur le consentement de la personne concernée.

Les données sont généralement conservées pendant la durée nécessaire à l’organisation et au suivi de l’événement, puis pendant une durée maximale de trois ans. Les documents ayant une portée comptable ou fiscale sont conservés pendant la durée prévue par la législation applicable.

Inscriptions concernant des personnes mineures

Certaines activités proposées par la Maison de l’Europe à Nantes peuvent s’adresser à des enfants, à des adolescents, à des élèves ou à de jeunes participants.

Lorsque l’inscription concerne une personne mineure, seules les données nécessaires à l’organisation, à l’encadrement et à la sécurité de l’activité sont collectées.

L’autorisation ou les coordonnées d’un représentant légal peuvent être demandées lorsque la nature de l’activité ou la réglementation l’exige.

Les informations particulières relatives à la santé, à l’accessibilité, aux allergies ou aux besoins alimentaires ne sont recueillies que lorsqu’elles sont nécessaires à la sécurité ou à l’accueil de la personne concernée. Leur accès est limité aux personnes ayant besoin d’en connaître et elles sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires.

Adhésions, dons et paiements via HelloAsso

Les adhésions, dons, inscriptions payantes ou autres contributions financières peuvent être réalisés par l’intermédiaire de la plateforme HelloAsso.

Dans ce cadre, les données collectées peuvent notamment servir à :

• enregistrer et gérer une adhésion ;
• traiter une inscription ou une participation financière ;
• enregistrer un don ;
• adresser les confirmations et justificatifs nécessaires ;
• tenir la comptabilité de l’association ;
• respecter les obligations administratives, comptables et fiscales applicables.

Lorsque vous utilisez HelloAsso, certaines données sont directement collectées et traitées sur la plateforme. Ces traitements sont également soumis à la politique de confidentialité de HelloAsso, accessible depuis son site.

Les informations nécessaires à la gestion de votre adhésion, de votre inscription ou de votre don peuvent ensuite être transmises à la Maison de l’Europe à Nantes.

Les données bancaires complètes ne sont pas collectées directement par la Maison de l’Europe à Nantes. Elles sont traitées par HelloAsso et ses prestataires de paiement dans le cadre de la sécurisation de la transaction.

Les données liées aux adhésions sont conservées pendant la durée de l’adhésion, puis pendant la durée nécessaire au suivi administratif de la relation associative. Les factures, reçus et pièces comptables sont conservés pendant dix ans conformément aux obligations comptables applicables.

Demandes de location et de privatisation des espaces

Lorsque vous adressez une demande concernant la location d’un bureau, d’une salle, du studio radio et podcast ou d’un autre espace d’Europa Nantes, les données communiquées sont utilisées afin de :

• analyser votre demande ;
• vérifier la disponibilité et l’adéquation des espaces ;
• vous transmettre des informations, une proposition ou un devis ;
• préparer et exécuter la réservation ou le contrat ;
• assurer le suivi administratif, logistique et comptable de la prestation.

Le traitement repose sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande puis, lorsqu’une réservation est conclue, sur l’exécution du contrat.

Les demandes n’ayant pas abouti sont conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier échange. Les données relatives aux prestations réalisées sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées conformément aux durées légales applicables.

Demandes de location et de privatisation des espaces

Lorsque vous adressez une demande concernant la location d’un bureau, d’une salle, du studio radio et podcast ou d’un autre espace d’Europa Nantes, les données communiquées sont utilisées afin de :

• analyser votre demande ;
• vérifier la disponibilité et l’adéquation des espaces ;
• vous transmettre des informations, une proposition ou un devis ;
• préparer et exécuter la réservation ou le contrat ;
• assurer le suivi administratif, logistique et comptable de la prestation.

Le traitement repose sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande puis, lorsqu’une réservation est conclue, sur l’exécution du contrat.

Les demandes n’ayant pas abouti sont conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier échange. Les données relatives aux prestations réalisées sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées conformément aux durées légales applicables.

Candidatures, stages et bénévolat

Lorsque vous adressez une candidature pour un emploi, un stage, un volontariat ou une mission bénévole, les données figurant dans votre message, votre curriculum vitae et les documents joints sont utilisées pour étudier votre candidature et prendre contact avec vous.

Le traitement repose sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou sur l’intérêt légitime de l’association à gérer ses recrutements et propositions de collaboration.

Les dossiers non retenus sont supprimés à l’issue du processus de sélection ou, avec l’accord de la personne concernée, conservés pendant une durée maximale de deux ans afin de pouvoir être étudiés dans le cadre d’une autre opportunité.

Cookies et autres traceurs

Un cookie est un petit fichier enregistré sur votre terminal lors de la consultation d’un site internet. Il peut notamment servir à assurer le fonctionnement du site, mémoriser certains choix ou mesurer la fréquentation des pages.

Cookies strictement nécessaires

Ces cookies permettent le fonctionnement, la sécurisation et l’affichage du site. Ils peuvent également servir à mémoriser les choix effectués dans le module de gestion du consentement.

Ils ne peuvent pas être désactivés depuis le module de gestion des cookies lorsque leur utilisation est indispensable au fonctionnement du site.

Cookies de mesure d’audience

Ces cookies permettent d’établir des statistiques anonymisées ou pseudonymisées sur la fréquentation et l’utilisation du site.

Cookies liés aux contenus externes

Certaines pages peuvent contenir des vidéos, cartes, lecteurs audio, formulaires ou publications provenant de services externes. Ces services peuvent déposer des cookies ou collecter des informations sur votre navigation.

Lorsqu’un consentement est requis, les contenus concernés sont bloqués tant que vous ne les avez pas expressément autorisés.

Le module Complianz est utilisé pour recueillir, enregistrer et gérer vos choix concernant les cookies et autres traceurs.

Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser les cookies non essentiels lors de votre première visite. Vous pouvez également modifier ou retirer votre consentement à tout moment en utilisant le lien « Gérer mes préférences de cookies » accessible sur le site.

Le retrait de votre consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

Liens et services externes

Le site peut proposer des liens vers des plateformes ou services édités par des organismes tiers, notamment HelloAsso, les réseaux sociaux, les plateformes de diffusion de vidéos ou de contenus audio et les sites des partenaires de la Maison de l’Europe à Nantes.

Lorsque vous quittez le site ou activez un contenu externe, les traitements réalisés par le service concerné relèvent de sa propre politique de confidentialité.

La Maison de l’Europe à Nantes vous invite à consulter les politiques de confidentialité et les paramètres proposés par ces différents services avant de leur communiquer des informations personnelles.

Destinataires des données

Les données collectées sont accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux salariés, bénévoles, responsables associatifs et intervenants habilités de la Maison de l’Europe à Nantes.

Elles peuvent également être communiquées :

• aux prestataires techniques chargés de l’hébergement, de la maintenance et de la sécurité du site ;
• au prestataire chargé de l’envoi de la newsletter ;
• aux plateformes utilisées pour gérer les inscriptions, les adhésions, les dons ou les paiements ;
• aux partenaires ou intervenants directement impliqués dans l’organisation d’une activité, lorsque cette transmission est nécessaire ;
• aux conseils, experts-comptables, commissaires aux comptes ou organismes financiers habilités ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’impose.

Les prestataires agissant pour le compte de la Maison de l’Europe à Nantes ne peuvent utiliser les données que conformément aux instructions qui leur sont communiquées et aux obligations prévues par la réglementation applicable.

La Maison de l’Europe à Nantes ne vend ni ne loue les données personnelles collectées par l’intermédiaire de son site.

Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

La Maison de l’Europe à Nantes privilégie, dans la mesure du possible, des prestataires hébergeant et traitant les données au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Certains services externes, notamment certaines plateformes sociales ou certains fournisseurs de contenus intégrés, peuvent néanmoins traiter des données dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert a lieu, la Maison de l’Europe à Nantes veille à ce qu’il repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation, tel qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou toute autre garantie appropriée.

Durées de conservation

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

• Demandes de contact : durée du traitement de la demande, puis trois ans maximum à compter du dernier échange.
• Newsletter : jusqu’à la désinscription ou au retrait du consentement.
• Inscriptions aux événements : durée nécessaire à l’organisation et au suivi de l’événement, puis trois ans maximum.
• Adhésions : durée de l’adhésion, puis durée nécessaire au suivi administratif et au respect des obligations légales.
• Demandes de location : trois ans à compter du dernier échange pour les demandes non abouties.
• Candidatures non retenues : suppression à l’issue du recrutement ou conservation pendant deux ans avec l’accord de la personne.
• Documents comptables et justificatifs financiers : dix ans.
• Données de mesure d’audience : vingt-cinq mois maximum.
• Cookies de mesure d’audience : treize mois maximum.
• Journaux techniques et données de sécurité : durée strictement nécessaire à la sécurité du site, généralement douze mois maximum.

Certaines données peuvent être archivées pendant une durée supplémentaire lorsque leur conservation est nécessaire pour respecter une obligation légale, établir la preuve d’un droit ou assurer la défense de l’association dans le cadre d’un litige.

Sécurité et confidentialité

La Maison de l’Europe à Nantes met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles.

Ces mesures visent notamment à :

• limiter l’accès aux données aux seules personnes habilitées ;
• protéger les comptes et les accès administratifs ;
• sécuriser les échanges entre le site et les visiteurs ;
• mettre à jour les outils utilisés pour assurer le fonctionnement du site ;
• prévenir les accès, utilisations, modifications ou divulgations non autorisés ;
• sauvegarder les données nécessaires au fonctionnement des services ;
• encadrer les interventions des prestataires techniques.

Malgré les mesures mises en œuvre, aucun système informatique ne permet de garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, la Maison de l’Europe à Nantes prendra les mesures prévues par la réglementation applicable.

Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données et à la loi Informatique et Libertés, vous pouvez disposer, selon la nature du traitement, des droits suivants :

• le droit d’accéder aux données personnelles vous concernant ;
• le droit de demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• le droit de demander l’effacement de vos données ;
• le droit de demander la limitation d’un traitement ;
• le droit de vous opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime ;
• le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• le droit à la portabilité des données dans les situations prévues par la réglementation ;
• le droit de définir des directives concernant le sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à : contact@maisoneurope-nantes.eu.

Vous pouvez également adresser votre demande par courrier à :

Maison de l’Europe à Nantes – Europa Nantes
Protection des données personnelles
90 boulevard de la Prairie au Duc
44200 Nantes

Votre demande doit permettre de vous identifier et de préciser le droit que vous souhaitez exercer. Une pièce justificative d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur votre identité et uniquement dans la mesure nécessaire au traitement de la demande.

La Maison de l’Europe à Nantes répondra à votre demande dans les délais prévus par la réglementation.

Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après avoir contacté la Maison de l’Europe à Nantes, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07

Site internet : www.cnil.fr

Modification de la politique de confidentialité

La Maison de l’Europe à Nantes peut modifier la présente politique afin de tenir compte des évolutions du site, de ses activités, des services utilisés ou de la réglementation applicable.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. Les utilisateurs sont invités à la consulter régulièrement.